Skip to main content

Hướng Dẫn Hệ Thống Nhắc Nhở Hợp Đồng Tự Động

· 3 min read

template

Tổng Quan​

Tài liệu này mô tả hệ thống nhắc nhở hợp đồng tự động được triển khai bằng N8N. Hệ thống giám sát ngày hết hạn hợp đồng và gửi email nhắc nhở kịp thời đến các bên liên quan.

Chức Năng Hệ Thống​

Kiểm Tra Tự Động Hàng Ngày​

  • Tần suất: Hệ thống N8N thực hiện kiểm tra hàng ngày
  • Mục đích: Xác định các hợp đồng sắp hết hạn
  • Tự động hóa: Quy trình hoàn toàn tự động, không cần can thiệp thủ công

Loại Hợp Đồng và Thời Gian Thông Báo​

Hợp Đồng Lao Động​

  • Thời gian nhắc nhở: 45 ngày trước khi hợp đồng hết hạn
  • Kích hoạt: Tự động gửi email khi hợp đồng nằm trong khoảng thời gian 45 ngày
  • Người nhận: Phòng Nhân sự và các quản lý liên quan

Hợp Đồng Thử Việc​

  • Thời gian nhắc nhở: 15 ngày trước khi hợp đồng hết hạn
  • Kích hoạt: Tự động gửi email khi hợp đồng nằm trong khoảng thời gian 15 ngày
  • Người nhận: Quản lý trực tiếp và nhân viên HR

Quy Trình Thông Báo Email​

Tạo Email Tự Động​

  1. Hệ thống xác định các hợp đồng đáp ứng tiêu chí thông báo
  2. Tạo email nhắc nhở chuyên nghiệp sử dụng mẫu có sẵn
  3. Gửi thông báo đến người nhận được chỉ định
  4. Ghi log tất cả hoạt động email để kiểm tra

Cấu Trúc Nội Dung Email​

Email tự động bao gồm:

  • Thông tin người giữ hợp đồng
  • Xác định loại hợp đồng
  • Ngày hết hạn hiện tại
  • Số ngày còn lại đến khi hết hạn
  • Các hành động cần thiết hoặc bước tiếp theo
  • Thông tin liên hệ để theo dõi

Thông tin bắt buộc phải có:​

  • Căn cước công dân

Lợi Ích Của Hệ Thống​

Hiệu Quả Vận Hành​

  • Loại bỏ việc theo dõi hợp đồng thủ công
  • Giảm rủi ro bỏ sót hợp đồng
  • Đảm bảo thời gian thông báo nhất quán
  • Giảm thiểu khối lượng công việc hành chính

Hỗ Trợ và Khắc Phục Sự Cố​

Đối với các vấn đề kỹ thuật hoặc thay đổi hệ thống, vui lòng liên hệ với đội ngũ quản trị IT. Tất cả các câu hỏi liên quan đến hợp đồng nên được chuyển đến phòng Nhân sự.

Mẫu Email Nhắc Nhở​

Mẫu

Sau khi email được gửi đi, hệ thống sẽ tự động điền một dấu "x" vào cột, đây cũng chính là bộ lọc để hệ thống lọc những email đã gửi rồi và chưa gửi:​

Mẫu

© 2025 AladinTech